APA PERBEDAAN ANTARA SEKRETARIS ORGANISASI DENGAN SEKRETARIS KANTOR?

Kata sekretaris berasal dari baha latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Sesuai dengan nama asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia yang dimiliki pimpinan organisasi yang tidak dapat diketahui oleh anggotanya. Nah, yang akan kita bahas adalah apa perbedaan antara sekretaris organisasi dan sekretaris kantor.

 qw

  • Sekretaris Organisasi

Sekretaris dalam suatu organisasi memiliki peranan penting dalam membantu ketua dan wakil ketua. Sekretaris dalam bertindak sebagai pusat informasi dapat menjalankan peranan sebagai berikut:

  1. Peran Strategis

Peran yang diharapkan dapat memberi pengaruh positif pada status dan performa organisasi melalui kelancaran arus informasi, baik ke dalam maupun ke luar.

  1. Peran Teknis

Peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja ketua dan wakil ketua. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalani fungsinya dengan baik.

  1. Peran Pendukung

Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi

12

Sedangkan tugas dan wewenang sekretaris organisasi ialah:

  1. Bertanggung jawab pada ketua
  2. Wajib menghadiri rapat kepengurusan yang diselenggarakan serta membuat notulensi
  3. Membantu ketua dalam mengadakan perencanaan dan evaluasi operasional kegiatan
  4. Memberikan laporan pelaksanaan program kerja secara rutin kepada anggota  melalui rapat anggota yang telah diadakan
  5. Bersama ketua menandatangani surat organisasi
  6. Bersama ketua menyelenggarakan rapat organisasi
  7. Merumuskan rancangan pelaksanaan kegiatan
  8. Sesuai mekanisme, mewakili tugas dan wewenang ketua apabila berhalangan

  • Sekretaris Kantor

Dalam suatu pekerjaan dibutuhkan sekretaris yang diandaikan sebagai ibu rumah tangga yang mengurus semua kebutuhan dan keperluan pekerjaan yang kita sebut sebagai urusan perkantoran. Sekretaris memegang peranan penting dalam menentukan berhasil atau tidaknya tujuan dari perusahaan atau kantor, dimana peranannya secara umum adalah sebagai berikut:

  1. Peranan terhadap Pimpinan

Sekretaris berperan sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris juga berperan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan serta penyambung keinginan pimpinan kepada karyawan dalam pelaksanaan tugas.

  1. Peranan terhadap Karyawan

Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi karyawan secara adil. Selain itu sekretaris juga berperan dalam menerima pendapat dari karyawan serta mengadakan pendekatan dan motivasi kepada karyawan sehingga pekerjaan yang dilaksanakan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

Sedangkan tugas dan wewenang sekretaris kantor ialah:

  1. Menerima dikte dari pimpinan
  2. Melaksanakan korespondensi, yaitu menerima dan mengirim surat termasuk melalui telepon, telegram, dan faksimile
  3. Menyimpan arsip-arsip yang dianggap penting
  4. Menerima tamu-tamu pimpinan
  5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya
  6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai kebutuhan
  7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan karyawan
  8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan karyawan
  9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting
  10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan

 

Biro Kesekretariatan’15/16

#AR

Written by admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *