Kunci dari Rapat yang Efektif dan Efisien

KUNCI AGAR RAPAT EFEKTIF DAN EFISIEN!? TETAP KONDUSIF !!!

Mahasiswa dengan segala aktivitasnya tentu memiliki agenda yang sangat padat, seperti kuliah, praktikum, laporan , tugas besar, kuis, juga termasuk tugas kelompok yang tentunya sangat menyita waktu, terlebih lagi bagi mahasiwa yang mengikuti organisasi kampus dan juga mengikuti suatu even atau kepanitiaan, tentu membuat agenda mahasiswa itu menjadi lebih padat. Agenda-agenda tersebut terkadang melibatkan agenda diskusi, rapat, atau forum yang memang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama sehingga kegiatan itu berjalan dengan baik. Namun, terkadang jalanya suatu forum  tidak seperti yang diagendakan sehingga tidak dapat menghasilkan kesepakatan atau mufakat yang diinginkan. Hal ini sangat disayangkan karena dapat merusak agenda kita yang lain, maka dari itu  agar rapat dapat mencapai tujuanya maka dibutuhkan suasana yang kondusif  sehingga rapat akan lebih efektif dan lebih efisien. Bagaimana caranya membuat forum yang kondusif dan tidak menyita waktu kamu lebih banyak? Berikut merupakan tipsnya :

1. TENTUKAN TUJUAN FORUM YANG JELAS DAN REALISTIS

Forum wajib memilki tujuan yang akan dicapai agar forum terarah dan diskusi-diskusi yang terdapat pada forum berkualitas. Idealnya tujuan forum ditentukan sebelum forum akan dimulai atau dibahas pada forum sebelumnya. Sehingga, forum yang akan diadakan selanjutnya memiliki tujuan apa atau akan mencapai apa. Hal tersebut juga membuat peserta forum dapat lebih menyiapkan materi yang dibutuhkan pada rapat selanjutnya sehingga pada saat forum peserta tidak membutuhkan waktu yang lama untuk berfikir dalam memberi masukan atau pendapat pada forum saat itu. Forum yang tujuannya tidak ditentukan dari awal hanya akan membuat forum tidak terarah  dan waktu forum akan menjadi lama.

2. TEMPAT DAN PEMBAWAAN FORUM YANG MEMBANGUN SUASANA YANG KONDUSIF

Tempat yang nyaman dan tenang dapat membangun suasana kondusif pada forum. Mood untuk berdiskusi pun meningkat dan membuat forum menjadi lebih efektif dan efiisien . Pembawaan forum yang diarahkan seperti apa juga dapat berdampak pada kekondusifan seperti pembawaan yang serius dapat meningkatkan fokus dari peserta dengan maksimal tapi juga dapat menimbulkan ke tegangan di forum atau juga pembawaan yang santai sehingga peserta lebih santai dan nyaman sehingga membuat peserta menjadi lebih terbuka pada setiap sudut pandang.

3. JALANKAN AGENDA FORUM YANG SESUAI

Forum yang diagendakan biasanya dimulai dengan pembukaan dilanjutkan dengan  pembahasan agenda rapat dan kesepakatan estimasi pada forum lalu dilanjutkan diskusi pada forum saat itu. Hal tersebut merupakan hal-hal dasar yang dibutuhkan saat forum agar berjalan dengan baik dan tertata. Forum yang tidak diagendakan dan diestimasikan hanya membuat forum akan  berjalan sangat panjang dan berantakan.

4. KESADARAN PESERTA FORUM AKAN ETIKA FORUM

Datanglah dengan tepat waktu karena biasanya orang yang datang pada forum terlambat tidak bisa langsung mengikuti forum sehingga tidak dapat langsung fokus dan biasanya ada orang yang terlambat dalam suatu forum juga dapat merusak suasana pada forum tersebut. Peserta forum juga lebih baik tidak memotong orang lain ketika berpendapat hal tersebut dapat membuat peserta lain merasa kesal dan dapat merusak suasana forum. Hal lain yang harus di perhatikan pada etika forum adalah stay humble sehingga orang menjadi segan pada kita sehingga pendapat kita mudah di terima di forum tersebut dan berusahalah menjadi pendengar yang baik yang tidak sibuk sendiri dengan dirinya seperti bermain gadget dan lainnya. Bersikap selalu terbuka pada pendapat orang lain karena banyaknya pendapat pada suatu hasil forum atau keputusan akan lebih menyempurnakan lagi hasil dari forum tersebut. Menjadi pendengar yang baik merupakan salah satu etika  yang paling diperlukan pada setiap forum.

Faktor-faktor yang mendukung tentang kekondusifan forum tersebut dapat dicapai dengan kesadaran diri peserta itu sendiri dan peran dari pemimpin forum yang dapat mengarahkan forum juga membangun suasana yang kondusif. Hal lain yang harus diperhatikan dari forum agar hasilnya maksimal adalah mencatat hasil forum tersebut sehingga pada agenda selanjutya tidak perlu lagi mengingat-mengingat dengan susah payah   apa yang dirapatkan sebelumnya dan dapat langsung melanjutkan pada forum yang dijalankan seterusnya.

Written by admin

Uncategorized

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *